Modelo de termo de abertura de projeto pronto (TAP)

Gerenciamento de projetos: modelo de exemplo do termo de abertura do projeto — Modelo de exemplo do Termo de Abertura do Projeto

Termo de Abertura de Projeto

O Termo de Abertura de Projeto (TAP), ou em inglês Project Charter, é o documento que autoriza formalmente o início projeto. Ele concede ao Gerente do Projeto a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

Um projeto jamais deve ser iniciado sem que o termo de abertura de projeto seja criado e assinado pela alta gerência e/ou pelo patrocinado do projeto.

Durante o gerenciamento de um projeto, o tap - termo de abertura de projeto é um artefato indispensável. Baixe exemplo pronto do modelo de termo de abertura de projeto preparado por nossa equipe. — Durante o gerenciamento de um projeto, o tap – termo de abertura de projeto é um artefato indispensável. Baixe exemplo pronto do modelo de termo de abertura de projeto preparado por nossa equipe.

Vantagens de usar o termo de abertura de projeto

A utilização do TAP (acrônimo de “termo de abertura de projeto”) garante um início de projeto com limites definidos.
Este documento serve como o principal registro formal do projeto.
Uma maneira de se obter aceitação e comprometimento formais da direção executiva com o projeto.
Serve como um ponto central para futuras referências durante o andamento do projeto.

Quem cria o termo de abertura de projeto

O gerente de projeto é identificado e designado o mais cedo possível, de preferência enquanto o TAP ainda está sendo desenvolvido e sempre antes do início da fase de planejamento.O TAP dá ao gerente do projeto a autoridade para planejar e executar o projeto.

O guia PMBOK, mantido e publicado pelo PMI – Project Management Institute, deixa explícito durante a definição de seus processos e artefatos, que a responsabilidade pela elaboração do termo de abertura do projeto é do patrocinador (ou sponsor em inglês).

Ainda que o guia seja claro quanto ao papel com a responsabilidade primária sobre o TAP, ele também evidencia a possibilidade de colaboração entre as duas partes envolvidas, representadas diretamente pelo patrocinador e pelo gerente de projeto.

Estrutura do termo de abertura de projeto

O termo de abertura do projeto reúne as principais informações que o gerente de projetos necessita para prosseguir com a execução e gerenciamento do projeto. A assertividade durante a criação do TAP pode ser decisivo para o bom êxito de um projeto.

Mesmo que a tarefa de elaboração do termo de abertura de projeto possa parecer exaustivo, é possível dividir as informações requeridas pelo TAP em 4 grupos, assim a documentação se torna menos esgotante e mais clara.

Identifique corretamente a visão do projeto ou domínio do projeto.
Crie, detalhe e organize a estrutura do projeto. (como criar uma estrutura analítica do projeto).
Elabore e revise o plano de execução e gerenciamento do projeto.
Estude o orçamento, defina as premissas, riscos e restrições do projeto.

Ainda que possa parecer difícil, a elaboração do termo de abertura do projeto pode ser simplificada em apenas 4 passos.

Neste modelo de termo de abertura, esses 4 grupos de informações foram esmiuçados em 12 tópicos específicos, que juntos atendem aos requisitos e recomendações feitas pelo PMBOK.

Histórico de revisões.
Objetivo do documento.
Identificação das partes interessadas.
Justificativa do projeto.
Objetivos do projeto.
Critérios de aceitação do projeto.
Premissas do projeto.
Restrições do projeto.
Riscos do projeto.
Recursos do projeto.
Estrutura analítica do projeto.

O modelo de termo de abertura de projeto pronto, seguindo todas as diretivas e recomendações feitas pelo PMBOK. A seguir detalharemos cada um dos itens da estrutura do termo de abertura.

Histórico de revisões

Tem como objetivo documentar as alterações realizadas no documento, assim como oficializar o responsável pela aceitação de tais alterações.

Objetivo do documento

Documente neste item o objetivo do DOCUMENTO, por exemplo, para identificar detalhes, oficializar e autorizar a abertura de um projeto. Jamais utilize este item para descrever os objetivos do projeto.

Identificação das partes interessadas

Este tópico tem como objetivo identificar e documentar os principais envolvidos e partes interessadas, ou seja, os stakeholders do projeto. Inclua todo ator que tenha um relacionamento determinante para o projeto.

Obrigatoriamente devem ser identificados os papéis de patrocinador, gerente de projetos, empresa solicitante, empresa solicitada (executora)., influenciador da solicitante (stakeholder ou fornecedor de requisitos principal).

É recomendável entretanto, que sejam relacionados também os seguintes papéis: equipe responsável pelo projeto (membros integrantes da equipe que realizará a execução do projeto), membros de apoio do gerente de projetos, influenciadores (são os personagens internos e externos, que não possuem envolvimento direto com o projeto mas que
podem realizar algum tipo de influência durante o ciclo de vida.)

Justificativa do projeto

Descreva de forma simples e objetiva o as características do solicitante (ramo de atuação, modelo de negócio, presença geográfica), o cenário atual contextualizando o problema que motiva o objetivo geral a ser alcançado pelo projeto.

Objetivos do projeto

Defina os objetivos finais esperados ao concluir o projeto. Lembre-se que os objetivos do projeto devem preferencialmente respeitar os critérios de objetivos e metas da metodologia SMART*, objetivos, verificáveis, delegáveis, realizáveis e que permitam a atribuição de um intervalo de execução.

Saiba quais são as metas SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound. Em português: Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Delimitados em um recorte de tempo. Você pode saber mais sobre as metas SMART e como descrevê-las de forma correta neste artigo.

Critérios de aceitação do projeto

Indique os critérios e condições obrigatórias e específicas para considerar o projeto concluído com sucesso. Os critérios de aceitação devem ser verificáveis, não variáveis ou condicionáveis.

Exemplos de critérios de aceitação do projeto: Respeitar o orçamento estabelecido para o projeto, atender obrigatoriamente aos objetivos específicos X, Y e X do projeto (objetivos definidos no item 5 seguindo as características
das metas SMART).

Premissas do projeto

Descreva as premissas do projeto. Segundo a definição do BABOK, “as premissas são fatores associados ao escopo do projeto que, para fins de planejamento, são assumidos como verdadeiros, reais ou certos, sem a necessidade de prova ou demonstração.

Restrições do projeto

As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento e qualidade do projeto. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances de um projeto falhar.

Riscos do projeto

Descreva de forma simples e objetiva os riscos conhecidos do projeto. Riscos de projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam o objetivo do projeto, negativamente ou positivamente.

Recursos do projeto

Detalhe o orçamento estipulado para a realização do projeto. Além do orçamento do projeto, é recomendável que sejam indicados todos os recursos disponibilizados ou alocados para o projeto, como por exemplo equipamentos, locais, pessoas, eventos.

Estrutura analítica do projeto

Crie uma EAP – estrutura analítica do projeto, ela é fundamental para oficializar a forma como o projeto, objetivos, requisitos e entregas serão gerenciados (veja nesse link o termo de entrega do projeto). Você pode fazer uma EAP gráfica, uma EAP textual ou ambos os modelos. Você pode baixar nos links a seguir um modelo de EAP gráfico ou o modelo de EAP descritiva.