Quando um projeto, processo ou equipe encontra-se em uma situação crítica devido a problemas quantificáveis (em uma visão geral ou em uma departamento ou processo específico), é necessário agir de forma rápida, evitando danos e prejuízos maiores.
Saiba como utilizar o Gráfico de Pareto e sua representação gráfica para identificar a origem e causas dos problemas, e assim agir na tomada de decisões para solucionar os problemas mais críticos.
Você vai ler nesse artigo:
Princípio de Pareto
Quando o assunto é qualidade de produtos, processos e equipes, o Diagrama de Pareto (também chamado de Gráfico de Pareto) é uma das ferramentas da qualidade mais lembradas e utilizadas.
É comum ouvirmos a expressão “regra dos 20/80” ou ainda “lei dos 20/80”, mas o que exatamente é? O princípio de Pareto afirma que 80% dos problemas (também chamados de “efeitos”) são originados por apenas 20% das causas. O princípio, ou Lei de Pareto formulada pelo economista italiano Vilfredo Pareto, estabelece uma relação matemática de relação proporcional de 2 para 8. De forma clara e direta: 8 de cada 10 problemas, são fruto de apenas 2 causas.
Considerando o que Pareto sugere, é possível resolver 80% dos problemas, agindo exclusivamente em 20% das causas ou origens.
A utilização da lei de Pareto não se restringe à um setor ou segmento específico, seu uso pode e deve ser aplicado em qualquer ambiente e cenário onde existam problemas identificáveis e quantificáveis.
Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto é uma ferramenta muito eficiente de auxílio na gestão de crise em projetos ou equipes, e também pode ser utilizado para melhorar processos de negócio que sofrem com erros pontuais.
A Lei ou Princípio de Pareto serve como base para a criação do Diagrama de Pareto (muitas vezes chamado também de Gráfico de Pareto), que nada mais é do que a representação visual das informações referentes às origens e causas, e dos efeitos e resultados provocados por eles.
A origem e construção do diagrama é baseada no que afirma o princípio de Pareto, tendo como premissa, representar graficamente as ocorrências de eventos, sua quantidade individual e absoluta, possibilitando assim a visualização e interpretação das causas que correspondem ao maior número de ocorrências.
Como fazer um Diagrama de Pareto?
Ainda que pareça complexo e difícil, fazer um diagrama de Pareto é uma atividade simples, desde que você possua os dados mínimos necessários.
O único requisito necessário para elaborar o gráfico de Pereto é ter em mãos os dados sobre as causas das ocorrências, e o número que cada uma delas foi constatada.
O mapeamento desses dados pode ser feito facilmente utilizando uma planilha de Excel, bloco de notas, ou uma ferramenta específica. O importante é garantir que cada problema ou defeito, tenha sua causa identificada e contabilizada.
Com o passar do tempo, você terá em mãos não só uma visão sobre a correspondência das causas que originaram problemas, mas também uma base histórica preciosa para a análise de processos, garantia de qualidade e também para o apoio na tomada de decisões e planejamento estratégico.
O diagrama proposto por Pareto, tem a função básica de organizar e relacionar as informações em três principais dimensões: causas, número de ocorrências e percentual de ocorrências total.
Causas, eventos ou problemas
No exemplo acima, as causas correspondem ao item destacado “A”.
É normalmente representada como barras, ordenadas em ordem decrescente, segundo a quantidade absoluta de ocorrências de cada causa, da esquerda para a direita.
Uma vez que a ordenação é relacionada à quantidade de ocorrências, é correto afirmar que as barras à esquerda possuem maior criticidade ou importância.
Entende-se como “causa” toda ocorrência positiva ou negativa, que gera um “efeito”, que também pode ser positivo ou não.
Exemplos de “causas” em uma projeto de software:
- Dificuldade de contratação de especialistas
- Rotatividade de colaboradores
- Falta de licenciamento das ferramentas
- Levantamento de requisitos incorretos
- Mudanças de escopo e prazo
Ocorrências absolutas (ou frequência de ocorrências)
Os números de ocorrências absolutas são representados no item “B” do mockup principal, e destacadas de forma isolada no exemplo abaixo.
A dimensão de frequência representa a ocorrência das causas no cenário absoluto, partindo do 0, e acumulando as ocorrências de cada causa até o atingimento do número total.
É representado no gráfico de Pareto como uma dimensão de escala, posicionada normalmente à esquerda do gráfico.
Percentual de frequência
A escala do percentual relativo e acumulativo das ocorrências é representado na o exemplo pelo item “C”, e destacado individualmente na sequência.
- Representa de forma proporcional a correspondência percentual de cada causa.
- É representada em formato de escala, posicionada à direita do gráfico.
- A escala inicia em 0%, que é correspondente à 0 ocorrências, e vai gradualmente estabelecendo a relação proporcional.
- No exemplo, 0% equivale a 0 ocorrências, 20% à 4 ocorrências, 40% à 8 ocorrências, e assim sucessivamente, até o atingimento total das ocorrências (20).
Linha de evolução
O item “D” destacado na imagem principal utilizada como exemplo, representa a linha de evolução cumulativa das ocorrências.
Essa linha representa o total de ocorrências acumuladas pela soma de das ocorrências de todas as causas individuais. Seu início se dá na primeira barra da esquerda, ou seja na ocorrência mais comum, e vai acumulando o número da ocorrência de cada causa, até atingir o total absoluto de ocorrências.
Quantidade de ocorrências das causas
No diagrama de exemplo, o item “E” representa a quantidade individual de ocorrências de cada causa.
O número individual de ocorrência não é um padrão obrigatório ao fazer o Diagrama de Pareto, mas muitos profissionais fazem questão de incluir esse dado, uma vez que ela pode auxiliar na interpretação das informações
Como analisar o diagrama de Pareto
A “leitura” do gráfico é extremamente simples e intuitiva, em nosso exemplo de diagrama aplicado do Princípio de Pareto é possível observar que a causa “requisitos incorretos” teve 10 ocorrências durante o período de tempo analisado, o que representa 50% do total absoluto de ocorrências.
Entende-se por “total absoluto de ocorrências” ou “total absoluto de eventos” a soma total das ocorrências de todas as causas, ou seja, a quantidade total de ocorrências no período considerado.
Já a causa “rotatividade de colaboradores” acumulou no período 5 ocorrências, que individualmente correspondem a 25% de todas as ocorrências.
Somando essas duas primeiras causas, chegamos ao número acumulado de 15 ocorrências, o que representa 75% de todas as ocorrências do período.
O gráfico nos indica que no cenário, ¾ dos problemas analisados foram originados por apenas 2 causas, ou seja, 20% das causas geraram 75% das ocorrências.
Neste exemplo, podemos considerar que o Princípio de Pareto foi constatado, uma vez que 20% das causa, ocasionaram 80% das ocorrências, é óbvio que o termo “Lei de Pareto” é figurado, e a proporção “80/20” ou “20/80” é apenas conceitual, e não regra.
Conclusão
É claro que não existe fórmula mágica para resolver os diferentes tipos de problemas que podem ser encontrados em uma empresa, mas existem ferramentas que podem ajudar na identificação e resolução da maioria deles.
Através do gráfico ou diagrama representativo do Princípio de Pareto é uma dessas ferramentas, sua implementação, utilização e interpretação são fáceis e rápidas, e não necessitam de grandes conhecimentos especializados, uso de software ou emprego de recursos financeiros.
Juntamente com outros métodos, técnicas e ferramentas de garantia de qualidade, gerenciamento de projetos e planejamento estratégico, é possível gradualmente identificar quais são e porque ocorrem os problemas, para então definir um plano de ação com medidas para evitar, reduzir e até mesmo sanar a ocorrência de tais problemas.
Dica de Ouro: Café Brasil 731 – O princípio de Pareto
Mesmo depois de ler o esse artigo você ainda está confuso e tem receito de não ter entendido claramente o que é o Princípio de Pareto? Então lá vai a dica de ouro do Chico Alff: recomendo e insisto que você ouça o podcast “Café Brasil 731 – O Princípio de Pareto“.
No encontro 731 do Café Brasil, um dos melhores e mais clássicos podcasts da podosfera brasileira, Luciano Pires explica com seu já conhecido carisma e eloquência, o que é a Lei ou Princípio de Pareto.
Clique no link para ouvir o podcast Café Brasil 731 – O Princípio de Pareto.
Luciano de forma jocosa, trás situações de nosso quotidiano onde é possível verificar a ocorrência do padrão 80/20 descrito pelo economista Italiano.
Conheça o Podcast Café Brasil
O Café Brasil é o icônico podcast capitaneado por Luciano Pires. Ele estreou em maio de 2005 na rádio Mundial FM, em São Paulo, e foi disponibilizado como podcast em setembro de 2006, após alcançar grande sucesso. Desde sua criação em 2006, o programa tem se mantido fiel à sua essência, oferecendo conteúdos inspiradores e provocativos. Espero que isso atenda às suas expectativas!
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Luciano é um dos principais responsáveis por trazer o formato de podcast ao Brasil. Ele é um verdadeiro bandeirante do mundo dos podcasts no país. Além de palestrante e podcaster, Luciano é um escritor e cartunista premiado. Espero que isso atenda às suas expectativas!
Leia também: Gestão da qualidade e Projetos
A utilização do princípio de Pareto é uma ferramenta útil para qualquer gestor da qualidade e também para gestores de equipes, Scrum masters, product owner e gerentes de projeto. Para conhecer mais técnicas, metodologias é ferramentas de gestão, sugerimos os seguintes artigos que publicamos anteriormente:
- Declaração de escopo do projeto: modelo pronto
- Ata de reunião, como fazer? Exemplo pronto
- Termo de entrega do projeto: modelo pronto
- O que é Relatório de lições aprendidas?
- Checklist de verificação da qualidade (exemplos e modelos)
- O que é Matriz de Responsabilidades? Guia passo a passo
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