A ata de reunião é um artefato que todo gerente de projetos (mesmo os mais inexperientes), conhece a importância. Aprenda como elaborar uma ata de reunião eficiente e baixe o um modelo de ata pronta em Word, PDF ou no Google Drive.
Você vai ler nesse artigo:
O que é uma ata de reunião?
Segundo o dicionário online de português Dicio, ata é “Registro escrito que contém os fatos, os acontecimentos e as resoluções de uma sessão, de uma assembleia, de uma convenção ou de uma reunião administrativa.”
Dentro do gerenciamento de projetos é correto definir uma ata de reunião como um documento fundamental para formalizar, documentar e detalhar as discussões e decisões tomadas durante uma fase específica de um projeto.
Porque fazer uma ata da reunião?
A elaboração de atas de reunião durante um projeto é de extrema importância, pois esse documento serve como um registro formal das discussões, decisões e ações acordadas entre os participantes.
Quando falamos em processos clássicos de gerenciamento de projetos, as atas de reunião desempenham um papel fundamental ao documentar as informações essenciais para o andamento do projeto, como o registro das partes interessadas, objetivos da reunião, assuntos discutidos e ações a serem tomadas.
Essas informações são cruciais para garantir a transparência, comunicação eficaz e o alinhamento de todos os envolvidos no projeto.
Ata da Reunião: O que diz o PMBOK?
A utilização das atas de reunião está diretamente relacionada aos processos previstos no PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um guia amplamente reconhecido para o gerenciamento de projetos.
A documentação adequada das reuniões por meio das atas contribui para a execução eficiente dos processos de gerenciamento de projetos, como a comunicação, o gerenciamento de partes interessadas e o monitoramento e controle.
Ao seguir as diretrizes do PMBOK e manter registros precisos por meio das atas de reunião, os gerentes de projetos podem garantir a rastreabilidade das decisões tomadas, a prestação de contas e a mitigação de possíveis conflitos ou mal-entendidos ao longo do projeto.
Como fazer ata de reunião?
Durante a execução de um projeto, as reuniões podem ser ordinárias ou extraordinária, algumas vezes chamadas de ‘reuniões emergenciais’, ou seja, não planejadas. A ata de reunião deve ser feita para ambos os tipos, até mesmo para as reuniões mais informais.
Considerando que uma ata de reunião é um documento objetivo, nele deveram ser relatadas as informações mais pertinentes e objetivas sobre as discussões ocorridas na reunião e sobre as decisões acordadas entre os participantes.
Estrutura de uma Ata de Reunião
Abaixo listamos os principais tópicos que toda ata de reunião deve conter, ou seja, são informações obrigatórias em uma ata.
- Data e local da reunião
- Partes interessadas
- Objetivos da reunião
- Assuntos discutidos
- Ações a serem tomadas
O exemplo de ata de reunião pronta que está disponível para download neste artigo possui esses 5 tópicos, lembrando que o documento pode ser alterado conforme a necessidade e realidade do projeto. A seguir explicamos como preencher as informações na ata.
Data e local da reunião
Neste tópico deve ser informada a data e o local onde a reunião foi realizada, se possível é recomendado que seja informada a hora de início e término da reunião.
Partes interessadas
As partes interessadas são todos os participantes da reunião, incluindo aqueles que participam apenas como ouvintes (opcional). Deve ser documentado nome completo e cargo ou função de cada participante.
Objetivos da reunião
Esta sessão da ata é destinada à registrar de forma sucinta e objetiva a pauta geral da reunião. Além da pauta geral é fundamental que seja documentado os objetivos específicos da reunião, como por exemplo: “Definir budget para o projeto X”.
Assuntos discutidos
Basicamente deve ser registrado os tópicos que foram objeto de discussão durante a realização da reunião. Da mesma forma como o item anterior, aqui as informações deveram ser objetivas, sem maiores detalhamentos sobre cada ponto. Lembre-se as decisões tomadas devem ser incluídas no próximo item.
Ações a serem tomadas
Neste tópico devem ser informadas quais são as ações decididas durante a reunião para cada um dos objetivos anteriores.
Caso algum assunto que não fazia parte da pauta inicial tenha sido discutido, ele também deve ser incluído no registro de objetivos da reunião.
Dicas para fazer a ata de reunião
Algumas dicas simples para ajudar você a fazer uma boa ata de reunião de forma mais fácil.
Não deixe para fazer a ata da reunião depois! Você esquecerá algo. Foque nas discussões da reunião, não se distraia!
Se a ata for feita em papel, pegue as assinaturas antes dos participantes saírem da sala. Para atas digitais, envie ela por e-mail e solicite confirmação de recebimento.
Download da Ata de Reunião Modelo Word
Elaboramos um modelo ata de reunião simples e fácil de ser usado, contendo os tópicos que abordamos neste artigo. Você pode baixar ata de reunião exemplo e alterar conforme sua necessidade.
Elaboramos um exemplo de ata de reunião simples e objetivo para você usar nas reuniões de seu projeto. Baixe o modelo exemplo de ata de reunião em Word, PDF, ODT e Google Docs, se necessário altere conforme sua necessidade.
Faça o download do modelo de ata de reunião pelos links abaixo. O modelo exemplo está disponível em 4 formatos: Google Docs, Microsoft Word, LibreOffice Writer e PDF.
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Muito legal sua plataforma, estou me recolocando no mercado, vou ler mais suas colunas e artigos, quando eu tiver um rendimento contribuo com a página.
Abraço