Os 6 segredos do gerenciamento de projetos

Conheça e entenda quais são os segredos dos melhores gerentes de projetos para gerenciar um projeto corretamente, do começo ao fim

O que é um projeto?

De acordo com o Project Management Institute, um projeto é um ciclo de esforço temporário e planejado, com início e fim definidos. Um exemplo simples para ter claro o conceito de projeto é imaginar o desenvolvimento de um novo site para sua empresa.

Cada projeto compreende uma série de tarefas que juntas contemplam um objetivo único. As tarefas de um projeto possuem restrições, como por exemplo restrições de tempo, pessoas e recursos tecnológicos e futuros para a conclusão do projeto.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de um projeto pode ser feito manualmente pelo project manager (saiba neste artigo o faz um gerente de projetos), utilizando planilhas e templates para gerenciar cada fase do projeto, entretanto é mais comum que i gerenciamento de um projeto seja realizado com o apoio de software de gerenciamento de projetos.

As 5 fases de um projeto.

Quais são as fases e etapas do ciclo de vida de um projeto? Considerando um cenário e um ambiente padrão, o Guia PMBOK afirma que um projeto possui 5 fases.

• Iniciação.
• Planejamento.
• Execução.
• Monitoramento.
• Conclusão.

 

Os 6 segredos do projeto perfeito.

Cada um dos cinco estágios contém tarefas específicas imprescindíveis para atingir os objetivos do projeto, mas quais são os verdadeiros segredos que é preciso saber e respeitar para que seu projeto seja bem sucedido?

Stakeholders (atores envolvidos)

• Stakeholders são todos os atores (indivíduos), organizações ou grupos que possam influenciar em uma decisão (atividades, requisitos ou o resultado de um projeto).
• Em síntese é correto dizer que stakeholders são todos aqueles que têm interesse no resultado esperado do projeto.

Recursos

• É considerado como um recurso do projeto, tudo o que, quem e aquilo, é necessários para realizar as as atividades e tarefas previstas.
• Os recursos podem ser intangíveis (pessoas e tempo) ou tangíveis (equipamentos, materiais e finanças). Os recursos são geralmente definidos durante a fase de planejamento do projeto.

Resultados (ver termo de entrega)

• Os resultados que devemos ter em mente, são todos os bens ou serviços tangíveis ou intangíveis produzidos como resultado de um projeto.
• A definição, o monitoramento e o gerenciamento dos resultados do projeto são essenciais para o sucesso do projeto.

Dependências

• Dependências são as inter-relações entre as atividades, que determinam a ordem em que devem ser realizadas. Existem quatro tipos de dependências de tarefas:
  • Término-Início
  • Início-Início
  • Término-Fim
  • Início-Fim

Cronograma

• Não é necessário argumentar muito sobre o controle de tempo, ele é indispensável para registrar e controlar o tempo gasto em uma tarefa ou atividade específica dentro do projeto.
• Os quadros de horários podem ser usados para cálculo, faturamento ou otimização da folha de pagamento.

Triângulo de Ferro (ou “Tripla Restrição”)

• O Triângulo de Ferro do gerenciamento de projetos é a combinação das três restrições mais relevantes em relação aos projetos: escopo, tempo e custo.
• Todos os três são interdependentes: nenhum pode ser alterado sem afetar um dos outros (ou ambos).

Resumindo de forma lúdica, o gerenciamento de projetos é a arte de gerenciar com eficiência e eficácia um ou mais projetos.

O Dicionário Macmillan o define assim: O gerenciamento de projetos envolve o planejamento e a organização do trabalho que um projeto envolve, incluindo a decisão de quanto dinheiro, tempo e pessoas serão necessários.

Normalmente quem faz tudo isso é o gerente de projeto. Em geral, a responsabilidade desse profissional é aliar estratégia (planejamento) com operações (execução) para realizar o projeto de maneira adequada.

Primeiro, você precisa planejar o andamento de um projeto e decidir os objetivos estratégicos com as partes interessadas.

O plano é então executado, gerenciando recursos (materiais, pessoas, etc.) e restrições (escopo, tempo e custos) ao longo do caminho. Os projetos geralmente são divididos ou “quebrados” em partes menores e gerenciáveis (tarefas, atividades ou marcos).

Uma vez que o sucesso do seu projeto depende em grande parte da realização das tarefas em tempo hábil, as tarefas são frequentemente priorizadas e planejadas de acordo com um determinado cronograma.

É importante cumprir os prazos e executar as tarefas de acordo com as dependências e prioridades para garantir que o projeto prossiga dentro do cronograma.
Claro, ser mais eficaz no gerenciamento de projetos tem muitas vantagens:

• Atender às expectativas de todas as partes interessadas.
• Ordem e clareza: direcionar e concentrar esforços nada entregas.
• Alocar racionalmente os recursos.
• Defina um cronograma de projeto realista.
• Garantir o controle de qualidade.
• Realizar o gerenciamento de riscos.

Observar e cumprir esses critérios e atividades já elevará o coeficiente de sucesso de seu projeto, ajudando a manter controlados alguns dos principais aspectos do projeto.

Lidando com o fracasso e aprendendo com ele!

Por sua vez, atingir essas metas o ajudará tremendamente a motivar sua equipe. O que, nem é preciso dizer, mais uma vez leva a projetos melhores. Uma situação onde todos realmente ganham.

Os segredos do gerenciamento de projetos.

O gerenciamento profissional de projetos requer uma abordagem disciplinada e controlada. Embora cada projeto seja diferente, há uma série de princípios básicos e universais do gerenciamento de projetos que você pode aplicar e respeitar para aumentar drasticamente suas chances de sucesso.

De cada U$ 1,00 investido no mundo, cerca de U$ 0,10 são desperdiçados por problemas e falhas durante o gerenciamento de projetos.

De acordo com o relatório do Project Management Institute de 2018, 9,9% de cada dólar é desperdiçado devido ao fraco (por vezes medíocre) desempenho em gerenciamento e gestão de projetos.

Antes e durante o ciclo de vida de um projeto, cada membro da equipe de projeto deve fazer seriamente a si mesmo essas quatro perguntas:

• O que precisa ser feito?
• Quando deve ser feito e em que ordem?
• Em que ponto está o projeto?
• Quem é o gerente de projeto?

Perguntar, responder e refletir sobre esses quatro questionamentos é extremamente útil para toda a equipe. Com este simples e gratuito exercício é possível por exemplo aos membros do time, localizarem-se dentro de um cenário onde o projeto tenha tomado ares confusos.

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