A Reunião de Kick off marca o início oficial do projeto, reunindo todos os envolvidos para um alinhamento completo e energizante, estabelecendo as bases para o sucesso da iniciativa
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Kick off no ciclo de vida do projeto
Independentemente do ramo de atividade da empresa, o sucesso na execução de um projeto necessita de um “roteiro” composto por etapas, cerimônias, técnicas e artefatos. No universo do gerenciamento de projetos, conhecemos esse “roteiro” pelo termo “ciclo de vida do projeto”.
Como dito, o ciclo de vida do projeto é uma estrutura de fases e cerimônias (compostas pelo uso de outras atividades, artefatos e tarefas secundárias) não necessariamente linear, que indica ao gerente de projeto um passo-a-passo a ser seguido durante a execução do projeto.
O ciclo de vida do projeto envolve todas as etapas de um projeto, desde a sua concepção, passando pela aprovação, início da execução, validação sistemática, entregas e finalmente a conclusão e entrega final.
A reunião de kick off é uma das cerimônias que tradicionalmente fazem parte do ciclo de vida do projeto. É esse kick off que expõem aos envolvidos os objetivos, motivações e métodos que serão utilizados pelo projeto, e oficializa o início do projeto.
O que é o kick off de um projeto?
Nessa reunião o gerente do projeto apresenta detalhes que justificam a existência do projeto, os custos estimados para sua realização, quais os possíveis riscos envolvidos e já mapeados, os times que serão alocados na execução, qual metodologia será utilizada e por fim, como será feita a comunicação sobre o progresso do projeto.
Assim como em uma receita culinária, o kick off do projeto é uma etapa que pode parecer dispensável, porém não se engane.
A realização da reunião de apresentação e lançamento do projeto é fundamental para envolver os atores do projeto, e garantir que todos tenham conhecimento dos objetivos, custos e métodos de execução do projeto.
Como fazer uma reunião de kickoff
Uma reunião de kick off deve ser uma cerimônia envolvente e empolgante, porém seu principal objetivo é apresentar aos envolvidos, os principais detalhes que justificam o projeto, como ele será executado, e quais os valores de negócio que ele se compromete a entregar.
A responsabilidade do sucesso dessa cerimônia recai sobre o gerente de projetos responsável, que deve ter a capacidade e habilidade de explorar ao máximo o tempo do kickoff do projeto para informar, envolver, e convencer stakeholders, patrocinadores, direção e equipe, de que o projeto faz sentido e deve ser feito.
Vale lembrar que nessa reunião, o tempo é importante e limitado, assim sendo, o project manager deverá “encantar” seu público e mandar o recado de forma direta e objetiva. Lembre-se, as pessoas não devem sair entediadas do kickoff, tão pouco cansadas.
Organizar e fazer uma reunião de kick off do projeto não é uma tarefa complexa, mas é muito cansativa. É possível tornar o planejamento, detalhamento e definição do roteiro da apresentação do kick off muito mais fácil, basta entender e seguir os passos que explicaremos abaixo.
Passo 1: Crie expectativas nos envolvidos do kick off
Ninguém precisa ser especialista em PNL, nem mesmo ter feito algum curso mágico e mirabolante de um desses “gurus” estilo “fórmula de lançamento”, de confiança no mínimo questionável, para saber que a expectativa sobre algo, influencia diretamente em como ela será recebida.
O que a expectativa tem a ver com minha reunião de kick-off? Absolutamente tudo. Se você quiser ser eficiente na sua comunicação durante o kick off do projeto, você deve começá-lo muito antes do meeting.
Uma vez que você já definiu os envolvidos que participação da reunião de kickoff, você pode envolvê-los antecipadamente, de forma simples:
- Envie um e-mail comunicando a data e hora da reunião de kick-off. Inclua informações básicas sobre o projeto, como, qual é o cliente/solicitante, patrocinador e problema de negócio.
- Após alguns dias, envie outro e-mail informando quem são os envolvidos da parte técnica, tente citar nominalmente cada membro da equipe.
- No dia anterior ao kick off, envie um e-mail lembrando a agenda, cite nominalmente as pessoas que você quer que estejam, elas se sentiram incluídas e sugestionadas a comparecerem.
- Importante: em nenhum dos e-mails explique ou dê detalhes sobre a solução, ou execução do projeto. Isso ajudará a despertar o interesse dos envolvidos.
Passo 2: Identifique os participantes do kick off
Tenha cuidado na hora de identificar e selecionar quem irá participar da sua reunião de kick off, incluir pessoas demais é ruim, mas esquecer dos atores importantes é pior.
Todo kick off meeting deve ter entre seus participantes, pessoas que tenham poder de decisão, ou que representam uma das verticais atingidas, os 3 principais atores que devem participar do kick-off são:
- Patrocinador: assim como o nome sugere, esse ator normalmente é o viabilizador financeiro do projeto. Ele pode ser um diretor na empresa, o cliente, um gerente, ou até mesmo um ator externo.
- Cliente ou solicitante: é o principal interessado do projeto, a origem da solicitação, ou seja, é o ator que originou e justificou a criação do projeto. O cliente pode também ser um solicitante interno da empresa, como por exemplo o gerente de determinada área da empresa.
- Stakeholders: a identificação desses personagens é muito importante, e também mais difícil que os anteriores, uma vez que um projeto pode ter vários stakeholders. Ao pé-da-letra, stakeholder é qualquer pessoa envolvida diretamente ou não, mas que tenha interesse em determinado aspecto ou área do projeto, como por exemplo: fornecedores de requisitos de negócio (que darão origem aos requisitos funcionais e não funcionais do sistema), especialistas de processos, usuários operacionais de referência (key users), e gestores e lideranças do setor alvo do projeto.
Passo 3: Qual o problema de negócio que justifica o projeto?
Garanta que esteja claro para todos as motivações que justificam a existência do projeto. Foque em explanar sobre os problemas, dificuldades, ou necessidades de negócio que o resultado do projeto pretende reduzir ou eliminar.
Nesse momento o project manager deve contextualizar os participantes da reunião, quem é o cliente que deu origem à solicitação do projeto. Faça todos sentirem a mesma dor que o cliente está sentindo.
Seja breve e objetivo nesse momento, evite descer ao nível técnico, lembre-se que nessa fase o que vale é a visão e o entendimento do negócio.
Pontue resumidamente quais são as ‘dores’ do solicitante, qual o impacto do problema ou cenário atual dele. Fuja de citações sobre sistemas ou produtos utilizados pelo cliente atualmente, concentre-se no negócio e no processo.
Exemplo de justificativa do projeto
Uma indústria da construção civil chamada “Verona Building”, atua na fabricação de blocos de concreto estrutural e de pavimentação (conhecidos também como paver), não possui controle sobre o custo de fabricação unitário de cada um de seus produtos.
Não tendo conhecimento da composição dos custos, a empresa realiza a precificação de seus produtos sem considerar essa informação, o que muitas vezes faz com que os preços de venda sejam muito altos comparados aos concorrentes, ou baixos demais a ponto de gerarem prejuízo.
Passo 4: Qual o objetivo do projeto (ou valor do projeto)?
O gerente de projetos deve ser enfático e convincente ao apresentar os objetivos e valores de negócio que espera-se entregar ao fim do projeto.
Os objetivos do projeto estão intimamente ligados às suas justificativas, e deve sempre envolver a entrega de valor ao negócio, seja a solução de um problema, ou o incremento do portfólio de produtos.
É nesse momento que o GP deve declarar o escopo do projeto, obviamente de forma resumida e simplificada, porém garantindo que todos os participantes entendam o que será ou não feito pelo projeto. Mais uma vez a recomendação é: defina o escopo a nível de negócio e produto, nunca em nível técnico ou funcional.
Exemplo de valor ou objetivo do projeto
Sabe-se que a empresa “Verona Building” tem dificuldades em saber o custo de produção de seus produtos, dessa forma não é capaz de precificar corretamente suas vendas.
O objetivo do projeto, é através de um sistema informatizado, realizar o controle de quantidade de matérias-primas, hora-homem, e custos operacionais necessários para a fabricação de cada unidade de seus produtos.
Passo 5: Plano de gerenciamento, como executaremos o projeto?
Saber qual é o planejamento da execução do projeto é tão importante quanto entender a justificativa e o objetivo esperado.
Os stakeholders tendem a ter interesse genuíno não só em conhecer as motivações e soluções que o projeto pretende entregar, mas também sobre como o projeto será executado.
Quais serão as metodologias empregadas, quais técnicas, ferramentas e modelo serão utilizadas?
Exemplo de plano de execução do projeto
Para solucionar o problema da “Verona Building” será desenvolvido um sistema informatizado, que permita realizar todo o controle de produção necessário, fornecendo ao gestor da empresa informações detalhadas dos custos de produção de cada produto.
- O desenvolvimento será realizado utilizando a metodologia ágil Scrum.
- Serão executadas rigorosamente as 4 cerimônias previstas pelo Scrum.
- O sistema será desenvolvido como um módulo complementar e adicional ao atual ERP (sistema integrado de gestão) utilizado pela empresa.
- Serão realizadas entregas quinzenais, sempre na sexta-feira.
- Semanalmente, nas terças-feiras será realizada uma reunião de status report com os envolvidos.
- O modelo de gerenciamento de trabalho da equipe técnica será realizada utilizando a metodologia Scrum, onde o product owner negociará as entregas quinzenais.
- Toda solicitação de mudança que venha a ocorrer será documentada e passará por estimativa de esforço e impacto.
Passo 6: Qual o custo do projeto, e como será gerenciado?
Mesmo que nessa fase os custos específicos do projeto estejam identificados, o gerente de projeto deve apresentar e justificar aos interessados os custos estimados para sua execução, deixando claro porém, que os custos apresentados são uma estimativa, e podem não corresponder fielmente aos custos finais do projeto.
Mesmo que o valor do custo seja aproximativo, essa informação traz segurança principalmente ao patrocinador, uma vez que o mesmo tem a visão aproximativa do quanto o projeto custará.
Devem ser considerados na composição dessa informação, não só os custos operacionais com a equipe, equipamentos, licenças, operação e serviços de terceiros.
É importante realizar a análise do custo estratégico envolvido no projeto, como por exemplo, custos que poderiam ser economizados caso o projeto já estivesse concluído.
Exemplo de previsão de custo do projeto
Com base nos requisitos de negócio levantados inicialmente e especificados na declaração de escopo do projeto, o desenvolvimento das funcionalidades e recursos no software ERP utilizado pela “Verona Building”, demandará aproximadamente 4.229 horas, sendo compostas por:
- Análise de negócio e análise de requisitos: 566 horas
- Arquitetura e desenvolvimento: 3.200 horas
- Análise de teste e garantia de qualidade: 333 horas
- Homologação e deployment: 130 horas
- Total de esforço estimado: 4.229 horas
Considerando que o custo total de execução de um projeto na empresa seja de R$ 63,00/hora, o custo com a todos os atores da equipe de desenvolvimento seria de R$ 266.427,00.
Devemos ainda estimar os custos de operação do projeto, como o gasto com despesas operacionais durante todo o ciclo de vida do projeto (energia elétrica, internet, água, café, etc.).
É importante que o gerente de projetos tenha o cuidado de enfatizar que qualquer valor apresentado trata-se de uma estimativa, e que pode e irá oscilar conforme os fatores de operação envolvidos.
Passo 7: Como será a comunicação do projeto?
Apresentar a forma como será feita a comunicação sobre a evolução do projeto com os envolvidos é uma necessidade indiscutível.
Todos os envolvidos na reunião de kick off devem saber de qual maneira as atividades serão comunicadas, por qual meio, em quais ocasiões e com qual frequência.
Muitos gerentes de projeto cometem o triste erro de subestimar a importância de definir, documentar e informar a estratégia de comunicação do projeto. A apresentação de um plano de comunicação do projeto é fundamental para obter a confiança dos stakeholders e demais envolvidos.
Exemplo de plano de comunicação do projeto
A comunicação do andamento e progresso do projeto se sistema para controle de custos de produção para a empresa “Verona Building” será realizada da seguinte forma:
- Será criado um grupo de e-mail incluindo patrocinadores e stakeholders.
- Será criado um grupo de e-mail incluindo todos os envolvidos.
- Quinzenalmente nas segundas-feiras, após o planejamento da sprint, todos os envolvidos serão comunicados por e-mail sobre as atividades incluídas no backlog da sprint.
- Quinzenalmente nas sextas-feiras, após o encerramento da sprint de desenvolvimento, todos os envolvidos serão comunicados por e-mail sobre as atividades entregas.
- Quinzenalmente, nas sextas-feiras, os patrocinadores e stakeholders serão comunicados por e-mail com um resumo dos temas discutidos durante a reunião de status report.
- Mensalmente, na primeira segunda-feira, será realizada uma reunião online com os patrocinadores, onde será apresentado o panorama de progresso do projeto.
Passo 8: Concluíndo o kick off com maestria
Uma vez que você conseguiu apresentar o projeto e seus principais aspectos sem cansar seu público, você deve então pôr um ponto final, e dar por encerrada a reunião de lançamento do projeto.
Nesse momento o gerente de projetos deve reforçar a importância do entendimento, aprovação e envolvimento de todos. Uma boa prática é reservar para esse momento as respostas aos questionamentos e dúvidas que possam ter surgido durante a apresentação do projeto.
Delegue à alguém da equipe a realização de uma ata da reunião de kick off do projeto, e informe aos envolvidos que você estará enviando um e-mail com o resumo da apresentação (faça boa apresentação em slides, mesmo que pareça “brega”, elas são excelentes para despertar interesse), e quando enviar esse e-mail, aproveite para pedir um feedback à eles.
Infográfico e PDF do guia
Planejar e apresentar um kick off pode parecer simples para os gerentes de projeto com mais experiência, mas provavelmente não seja assim para quem está gerenciando seus primeiros projetos.
Nem sempre podemos confiar em nossa memória, ela nem sempre costuma ser muito fiel, então tenha sempre por perto artefatos que te façam lembrar das atividades, passos, etapas e dinâmicas do seu trabalho, isso pode salvar sua pele, ou melhor, seu projeto.
PDF do guia “Kick off em 8 passos”
Preparamos também um arquivo PDF com cada um dos passos que foram explicados nesse artigo, sinta-se livre para compartilhar, mencionar, publicar em redes sociais e utilizá-lo como quiser, esse conteúdo é sue.
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Infográfico do guia “Kick off em 8 passos”
Para facilitar a o entendimento e absorção das preciosas dicas oferecemos nesse artigo, reunimos os 8 passos para fazer uma boa reunião de kick off em um único infográfico.
Nesse infográfico estão reunidos os 8 passos indispensáveis para planejar e realizar o kick off do projeto. Esse guia é destinado principalmente para gerentes de projeto que estão no inicio de suas jornadas, e que ainda não dominam essa cerimônia, mas também é útil para project managers mais experientes, afinal, ajuda nunca é demais.
